（2025 年12 月2 日第五届理事会第十二次会议审议通过）

第一章  总则

第一条  目的与依据

为规范中国预防性病艾滋病基金会（以下简称“本基金会”）购买商品及服务行为，提高慈善财产使用效益，防范风险，确保采购活动合法、合规、公开、透明，依据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《关于规范基金会行为的若干规定（试行）》《慈善组织信息公开办法》《民间非营利组织会计制度》等相关法律法规及本基金会章程，特制定本办法。

第二条  适用范围

本办法适用于本基金会使用包括但不限于捐赠收入、政府补助收入、投资收益、其他合法收入等各类资金，为履行慈善宗旨、开展公益活动、维持日常运营而进行的商品购买、服务委托（以下简称“采购”）活动。

第三条  基本原则

本基金会采购活动应遵循以下原则：

（一）公益导向原则：所有采购必须服务于本基金会宗旨和业务范围，直接或间接用于公益项目及必要的机构运行，不得用于营利性活动。

（二）合法合规原则：严格遵守国家法律法规、业务主管部门规章及本基金会内部制度。

（三）公开公平公正原则：鼓励竞争，程序规范，过程透明，结果公允。重大或敏感采购信息依法依规公开。

（四）经济效率原则：厉行节约，科学决策，追求“物有所值”，确保慈善资金高效使用。严格控制管理费用支出比例。

（五）利益冲突回避原则：严格防范和规范关联交易，确保采购决策独立、客观。

（六）责任明晰原则：明确采购各环节职责分工，建立审批、执行、监督相互分离、相互制约的机制。

（七）供应商应当具备履行采购合同的能力，包括独立承担民事责任的能力、履行合同所必需的设备和专业技术能力等。法律、行政法规和国家有关规定对供应商从事特定经营活动有资质、资格规定的，供应商应当具备相应条件。

第四条  采购分类与分级管理

根据采购项目的性质、金额大小及潜在风险，实行分类分级管理：

（一）工程类采购：涉及新建、改建、扩建及相关服务的采购，达到国家规定招标限额的，必须严格遵守《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例。

（二）货物类采购：指购买各种形态和种类的物品，包括设备、材料、产品、耗材等。

（三）服务类采购：指委托其他组织或个人提供除货物、工程以外的服务，如研究咨询、会议培训、受益人服务、宣传推广、审计评估、法律服务、信息技术服务、后勤服务等。

（四）额度分级：根据年度预算、党组织决策和理事会授权，设定采购金额范围的审批权限。

第五条  采购方式选择

根据采购项目的性质、金额、市场供应情况、紧急程度等因素，可选择以下一种或多种方式相结合，并遵循成本效益原则：

（一）公开招标：适用于达到国家法定招标限额的工程建设项目或《章程》规定的重大项目服务采购。

（二）邀请招标/竞争性谈判：适用于技术复杂、有特殊要求或采用公开招标方式费用占比较大，且潜在供应商数量有限的情况。

委托第三方招标代理机构代理进行招标事宜，应根据招标项目要求，在权威机构推荐的招标代理机构数据库中进行选择，不得两年连续使用同一家机构。招标代理机构对供应商的选择标准应符合第三条本基金会会对供应商要求的规定。

（三）询价/比选：适用于规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的货物或服务。应至少向三家（含）以上供应商进行询价或组织比选。

（四）单一来源采购：仅适用于以下特殊情况之一且经过充分论证和严格审批：

1. 只能从唯一供应商处采购的（如专利、专有技术）；

2. 发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

3. 必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额一定比例的。

（五）小额/零星直接采购：对于未达到规定金额起点、标准统一且市场竞争充分的低值易耗品或简单服务，可按简便程序（如货比三家后直接采购）执行，但需保留采购记录。

第二章  组织机构与职责

第六条  理事会是本基金会采购活动的最高决策与监督机构，主要职责：

（一）审议批准本办法及其修订；

（二）审议批准年度采购预算及重大采购计划；

（三）审议批准重大采购项目的方案、结果报告；

（四）监督本办法的执行情况，听取重大采购专项汇报；

（五）决定成立专门的采购监督小组或审计委员会对采购活动进行监督。

第七条  秘书长及各相关部门是采购活动的执行管理人员，主要职责：

（一）负责本办法的具体实施，制定配套细则或操作规程；

（二）组织编制年度采购预算和计划；

（三）设立采购工作小组，负责日常采购活动的组织、协调、执行；

（四）审核采购需求、采购方式选择建议、供应商选择建议；

（五）组织或监督采购合同的谈判、签署、履行、验收；

（六）管理采购文件档案；

（七）向理事会报告重大采购情况；

（八）负责采购相关的信息公开工作。

第八条  采购工作小组

在秘书长领导下设立，成员可包括项目、财务、法务、行政等相关部门人员，主要负责：

（一）收集汇总采购需求；

（二）进行市场调研，提出采购方式建议；

（三）组织或参与询价、比选、谈判、开标、评标等采购环节；

（四）起草采购文件（如询价函、招标文件、合同草案等）；

（五）提出供应商选择建议；

（六）协助合同签订、履行监督与验收；

（七）整理采购过程记录。

第九条  财务部门负责：

（一）参与采购预算审核；

（二）审核采购付款申请的合规性、预算符合性；

（三）办理采购款项支付；

（四）进行采购相关会计核算；

（五）参与固定资产验收与登记。

第十条  项目/需求部门负责：

（一）提出明确、具体的采购需求申请（含必要性、规格、数量、预算、时间要求等）；

（二）参与技术规格确认、供应商考察、合同技术条款审核、履约过程监督及验收；

（三）对所采购货物/服务的质量、效果负责。

第十一条  监督

本基金会监事会及内部审计（或聘请第三方审计）负责对采购活动的合法性、合规性、效益性进行监督、检查和审计。任何工作人员有权对采购活动中的违规行为进行举报。

第三章  采购方式与程序

第十二条  采购标准及决策流程

（一）单笔采购超过当年公益项目总支出的20%的，原则上应采用公开招标方式进行。由项目部提出采购申请，经“三重一大”集体决策报理事会研究通过后实施。

（二）采购单项或批量金额达到20 万元（含）以上、占当年公益项目总支出的20%以下的可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判。由项目部提出采购申请，报理事长办公会研究通过后实施。

（三）项目采购金额在5 万元（含）以上、20 万元（不含）以下的，可采用询价、比选方式进行。

（四）项目采购金额在5 万元（不含）以下的，可在公开市场择优直接采购。相关价格说明由项目部审核后报财务部、办公室备案。

第十三条  基本采购程序

（一）需求提出与审批：项目/需求部门提交采购申请，明确需求内容和预算，依权限审批。

（二）市场调研与方式确定：采购工作小组进行必要调研，提出采购方式建议，按权限报批。

（三）采购文件编制与发布：编制询价函、招标文件等，明确技术要求、商务要求、评审标准及合同条款草案。

（四）供应商响应与评审：接收供应商响应文件（报价/投标书），组织评审小组（成员需符合回避要求）按既定标准进行评审。

（五）结果确认与报批：形成评审报告，提出成交供应商建议，按权限报批。

（六）合同谈判与签订：与成交供应商进行最终细节谈判（如有），按权限签订书面合同。

（七）履约与验收：监督供应商履约，项目/需求部门牵头组织验收，签署验收报告。

（八）付款与归档：凭合同、验收报告、发票等合规单据办理付款。完整归档所有采购过程文件。

第四章  关联交易特别规定

第十四条  关联方定义

本办法所称关联方，是指对本基金会有实质影响或控制关系的组织或个人，包括但不限于：

（一）本基金会的发起人、主要捐赠人；

（二）本基金会的理事、监事、秘书长等高级管理人员及其近亲属（配偶、父母、子女、兄弟姐妹等）；

（三）本基金会理事、监事、高级管理人员及其近亲属控制、共同控制或施加重大影响的企业或其他组织；

（四）与本基金会同受某一方重大控制的组织；

（五）其他可能导致利益倾斜的组织或个人。

第十五条  关联交易禁止事项

严格禁止以下关联交易行为：

（一）直接购买关联方发行的债券、股票等有价证券；

（二）向关联方提供借款；

（三）以显著偏离公允价格（市场价格或独立第三方价格）的价格购买、出售资产或进行其他交易；

（四）与关联方共同投资设立企业；

（五）委托关联方进行投资活动；

（六）为关联方提供担保。

第十六条  允许关联交易的原则与程序

若确因特殊原因、无法替代且符合基金会利益最大化原则，必须与关联方进行本办法第十四条规定之外的采购交易（如购买商品、接受服务），必须同时满足：

（一）公开、公平、公允原则：交易条件（尤其是价格、质量标准、付款条件等）必须等同于或优于与非关联方进行同类交易的条件。需提供充分的市场价格依据或独立第三方评估报告。

（二）必要性论证：由需求部门和采购工作小组共同出具详细说明，充分论证与该关联方交易的不可替代性和对本基金会的积极意义。

（三）严格决策程序：

1. 事先申报：采购申请中必须明确声明为关联交易，披露关联方信息及关联关系。

2. 充分披露：向所有决策者（特别是理事会成员）充分披露所有关联关系及交易细节。

3. 利益相关方回避：与该关联交易存在利益关系的理事、监事、高级管理人员及其他相关人员，在决策（包括审议、评审、表决）过程中必须主动回避，不得施加任何影响。

4. 高级别审批：所有关联交易，无论金额大小，均须提交理事会审议批准（关联理事必须回避表决）。在理事会闭会期间，可由理事长办公会或授权决策机构审议，但需满足回避要求，并在下次理事会上报告。

（四）信息披露：

严格按照《慈善组织信息公开办法》要求，在年度工作报告、审计报告及“慈善中国”等指定平台详细披露关联方信息及关联交易的性质、金额、定价依据、决策程序等关键信息。

第五章  合同管理

第十七条  合同订立

除小额即时结清的交易外，所有采购均须签订书面合同。合同内容应明确、具体、完整，符合法律法规要求，核心要素包括：标的、数量、质量、价款/报酬、履行期限地点方式、验收标准、付款条件、违约责任、争议解决等。

第十八条  合同审核

合同签署前，应由采购工作小组、需求部门、财务部门及法律顾问进行审核，重点关注合同条款的合规性、权利义务对等性、风险可控性以及与采购文件、评审结果的一致性，特别是关联交易合同的公允性。

第十九条  合同签署权限

合同签署权限依据《基金会合同管理办法》，根据合同金额、性质和重要性分级设定。重大合同需报理事会或理事长办公会批准后由秘书长签署。

第二十条  合同履行与变更

项目/需求部门负责监督合同履行，确保供应商按约提供服务或交付货物。确需变更合同的，应由双方协商一致，签订书面补充协议，并按原合同审批权限报批。

第六章  验收、付款与档案管理

第二十一条  验收程序

货物/服务交付后，由项目/需求部门牵头，采购工作小组、使用部门、财务部门等参与，按照合同约定的标准、方法、程序及时进行验收，并出具书面验收报告。重大或复杂项目可邀请外部专家参与验收。验收不合格的，按合同约定处理。

第二十二条  付款管理

财务部门凭经审批的采购申请、有效合同、合规发票、验收报告等完整单据，按照合同约定的付款条件和本基金会财务制度办理付款。付款前应复核支付金额、收款账户等信息。

第二十三条  档案管理

建立完整的采购档案管理制度。采购全过程的文件资料（包括但不限于：采购申请及审批单、市场调研记录、采购文件、供应商响应文件、评审报告、决策记录、成交公告/通知、合同文本及补充协议、验收报告、付款凭证、沟通记录、关联交易申报及审批文件等）应由采购工作小组或指定

部门负责收集、整理、归档，确保真实、完整、可追溯。档案保存期限按国家相关规定执行。

第七章  信息公开与监督

第二十四条  信息公开

严格遵守《中华人民共和国慈善法》《慈善组织信息公开办法》，通过本基金会官方网站、民政部统一信息平台（慈善中国）等渠道，依法公开以下采购信息：

（一）年度工作报告中包含的采购支出概况；

（二）重大资产变动、重大交易及资金往来（达到重大交易标准的采购项目，其核心信息如交易对象、内容、金额、定价依据等）；

（三）关联交易信息（关联方情况、关联交易类型、金额、定价政策及决策程序说明）；

（四）其他法律法规或登记管理机关要求公开的信息。

信息公开应遵循真实、完整、及时原则。

第二十五条  内部监督

秘书长应定期组织对采购活动的自查。监事会有权对采购活动进行独立监督。鼓励内部举报，对举报事项应及时调查处理。

第二十六条  外部监督

自觉接受登记管理机关、业务主管部门、财政、审计等部门的监督检查，以及社会公众、捐赠人、媒体的监督。

第八章  责任追究

第二十七条  违规责任

在采购活动中，任何部门或个人有下列行为之一的，视情节轻重，由本基金会给予批评教育、责令改正、通报批评、追回损失，直至追究行政责任或法律责任；构成犯罪的，移交司法机关处理：

（一）违反法律法规和本办法规定进行采购的；

（二）未按规定回避或未如实披露关联关系，进行关联交易的；

（三）与供应商串通，损害基金会利益的；

（四）泄露应当保密的采购信息和资料，影响公平竞争的；

（五）收受贿赂或其他不正当利益的；

（六）玩忽职守，导致采购失误或造成财产损失的；

（七）未按规定进行验收或付款的；

（八）未按规定保存采购文件的；

（九）其他违反本办法规定的情形。

第九章  附则

本办法由基金会负责解释。经理事会审议通过、印发之日起施行后生效。