（2026年4月8日第六届理事会第一次会议审议通过）

第一章 总则

第一条 为规范中国预防性病艾滋病基金会（以下简称“基金会”）秘书处运行管理，明确职能定位、权责边界与工作流程，保障理事会决议有效执行，提升基金会规范化、专业化、高效化运营水平，依据《中华人民共和国慈善法》《中华人民共和国民法典》《基金会管理条例》《慈善组织信息公开办法》及本基金会章程，制定本制度。

第二条 秘书处是基金会理事会的执行机构，在理事会领导下、监事会监督下开展工作，负责统筹、协调、督办、保障基金会日常运营管理工作，贯彻落实基金会理事会决议，对理事会负责。

第三条 秘书处坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持中国共产党的全面领导，重大事项执行前应当听取基金会党组织意见。

第四条 秘书处工作遵循政治引领、依法合规、高质高效、公开透明、创新协同原则。

第五条 本制度适用于秘书处全体工作人员及各项工作开展，涵盖职能配置、岗位权责、工作流程、管理监督等全过程。

第二章 组织架构与人员管理

第六条 秘书处设专职秘书长1 名，主持全面工作；设副秘书长若干名，协助秘书长分管工作。

第七条 根据工作需要，秘书处下设办公室、财务部、项目部、学术交流部、对外联络部等部门，各部门设负责人1-2 名，统筹开展部门工作。

第八条 部门设置、调整、撤销由秘书长拟定方案，报理事会审议通过后实施。

第九条 秘书长由理事会选举产生；副秘书长、财务负责人及各部门主要负责人由秘书长提名、理事会审议聘任。

第十条 秘书处专职工作人员实行公开招聘、择优录用、合同管理，由秘书长审批聘任。工作人员薪酬福利、绩效考核、培训发展、奖惩解聘按照基金会人力资源管理制度执行。

第十一条 建立常态化培训机制，工作人员应参加政治理论、业务知识、政策法规等相关培训，提升专业素养与履职能力。

第十二条 工作人员应当恪守公益宗旨、勤勉尽责、廉洁自律，不得利用职务便利谋取不正当利益，不得从事损害基金会利益的活动。

第三章 主要工作职责

第十三条 战略统筹与计划管理

（一）协助理事会开展行业研究、需求调研，参与拟定基金会中长期发展规划。

（二）组织编制年度工作计划、年度财务预算、重大项目方案，报理事会审批后执行。

（三）统筹年度目标分解、进度管控与执行复盘，定期向理事会报告。

第十四条 决策执行与综合管理

（一）贯彻执行理事会各项决议，拟定落实方案，跟踪执行进度，及时向理事会报告执行情况。

（二）建设并完善基金会内部管理制度体系，包括人事管理、财务管理、项目管理、档案管理等，报理事会审批后组织实施，并根据实际情况优化调整。

（三）协助理事会筹备会议，负责材料准备、通知发送、会议记录、纪要整理、决议督办等工作。

（四）负责秘书处日常运转保障，包括公文处理、印章管理、档案管理、后勤服务等工作；协调各部门之间的工作衔接，确保内部沟通顺畅、协同高效。

（五）建立与业务主管单位、登记管理单位、技术支持单位等部门的常态化沟通渠道，及时传达政策要求，主动汇报工作开展情况，争取指导与支持。按要求完成基金会年检年报、评估、备案等相关工作及必要的材料报送。

（六）协助处理基金会重大突发事件，制定应急处置方案，及时向理事会及相关部门汇报，妥善应对风险。

第十五条 公益项目管理

（一）聚焦基金会核心业务领域，组织开展公益项目的调研、设计、论证与立项工作，形成项目方案报理事长办公会审批。

（二）负责公益项目的组织实施，包括项目落地执行、合作方遴选与管理、过程监督、效果评估等全流程工作，确保项目按计划达成预期目标。

（三）建立项目档案管理制度，规范收集、整理项目实施过程中的各类资料，做好项目总结与成果转化；负责项目信息公开，按规定披露项目进展、资金使用等情况。

（四）推动公益项目创新与模式优化，总结可复制、可推广的项目经验，打造公益品牌项目。

第十六条 资源募集与捐赠管理

（一）制定资源募集战略与年度筹资计划，拓展企业捐赠、社会募捐、政府合作、公益合作等多元化筹资渠道，提升资金与物资募集能力。

（二）负责捐赠资源的对接、洽谈与签约，规范办理捐赠手续，及时向捐赠人出具捐赠票据与感谢信，做好捐赠人服务与关系维护。

（三）统筹捐赠物资的接收、登记、管理与调配，确保物资精准用于公益项目，提高物资使用效率；建立捐赠资源管理台账，定期核对盘点。

（四）协助理事会开展保值增值相关工作，拟定投资方案报理事会审批，跟踪投资项目运行情况，确保资金安全。

（五）拓展与政府部门、科研机构、医疗机构、医药企业、社会组织等利益相关方的合作，搭建协同合作平台，推动资源共享与联合公益行动。

第十七条 财务与资产管理

（一）组织编制年度财务预算与决算，报理事会审议通过后严格执行，规范收支审批。定期开展预算执行情况分析，优化资金配置。

（二）规范办理财务收支业务，严格执行费用报销、资金支付等审批流程，确保财务支出合规合法。

（三）管理固定资产、办公物资等，建立资产台账，定期开展资产清查与维护，防止资产流失。

（四）按规定编制财务报告、财务决算，及时向理事会、监事会汇报财务收支与资金运用情况；配合完成年度审计、年检年报及评估相关财务工作。

（五）严格执行财务信息公开制度，按要求披露财务收支、管理费用等信息，保障捐赠人知情权。

第十八条 宣传与品牌建设

（一）制定基金会品牌建设与宣传推广战略，总结推广公益案例与经验，讲好公益故事，塑造专业可信的品牌形象。

（二）做好理事单位、捐赠人、受益对象等的沟通服务，及时回应诉求，反馈公益成效，提升满意度与信任度。

（三）组织开展公益宣传活动，包括性病艾滋病及相关疾病防治科普、公益项目成果展示、先进典型宣传等，提升社会公众对相关疾病防治的认知度与参与度。

（四）运营管理基金会官网、微信公众号等自媒体平台，发布公益动态、项目信息、科普知识等内容，增强品牌影响力与公众互动性。

（五）维护与媒体的良好合作关系，建立顺畅的信息发布渠道，配合新闻发言人开展公益宣传、政策解读、舆情回应等工作。

第十九条 其他职责

（一）完成理事会、监事会交办的其他工作任务，配合开展专项调研、审计监督等活动。

（二）加强与同行业基金会的交流合作，学习先进经验，推动行业协同发展。

（三）主动接受理事会、监事会监督，按要求提供资料、回应质询、落实整改。

第四章 工作运行机制

第二十条 会议制度

（一）秘书处定期召开每周工作例会、月度工作计划会、季度和半年工作复盘会，通报工作进展，研究解决具体问题。会议由秘书长召集主持。

（二）部门会议由各部门自行组织，总结部署工作，加强内部沟通。

第二十一条 项目管理流程

（一）项目实行“立项—实施—督导—结项—归档”+“全流程信息公开”模式管理。

（二）项目立项：项目负责人拟定项目方案及预算，经部门负责人审定、理事长办公会批准后方可推进签约及后续实施工作。

（三）项目实施：项目应制定详细执行计划、规范签订合作协议、严格按照预算实施，如遇特殊情况，预算变更须经理事长办公会决议后实施。

（四）项目结项：项目完成后应及时完成总结和成果评估，整理纸质和电子档案同步归档。重大项目结项须向理事长办公会提交结项报告以备案。

第二十二条 资金与物资管理

（一）资金募集：各业务部门均可对接捐赠方，按照《基金会合同管理办法》签订捐赠协议，财务部按协议接收资金，开具捐赠票据，登记入账。

（二）资金支出：严格执行“预算控制、逐级审批”原则，由申请部门提交支付申请，附相关凭证，经部门负责人、财务负责人、秘书长、理事长按审批权限审批后，财务部办理支付。

（三）物资管理：办公室负责捐赠物资接收、登记、仓储管理，业务部门根据项目需要申请调配，办理出库手续；定期开展物资盘点，确保账实相符。

第二十三条 信息公开

（一）秘书处办公室负责信息公开工作。各部门负责人按规定组织提交信息公开内容，包括年度工作报告、财务报告、公益项目进展、捐赠收支情况等，办公室负责汇总并组织专项小组审核。

（二）重大信息公开需报理事长办公会审议，通过基金会官网、微信公众号、“慈善中国”平台等渠道及时公开，接受社会监督。

第五章 监督、考核与责任

第二十四条 内部监督

（一）秘书长对秘书处各项工作开展情况进行日常监督，定期检查部门工作落实、制度执行等情况，及时纠正违规行为。

（二）建立内部自查机制，定期组织开展项目、财务、档案等专项自查，形成自查报告，整改存在的问题。秘书处接受理事会全面监督、监事会专项监督、主管部门监管和社会监督。

第二十五条 外部监督

（一）主动接受理事会监督，按要求汇报工作进展、重大事项决策等情况，配合理事会开展专项检查与调研。

（二）接受监事会监督，按规定提供财务资料、项目档案等，回应监事会提出的质询与建议，落实整改要求。

（三）按规定接受上级主管部门的监督检查，配合完成年检年报、评估、审计等工作。

（四）主动回应捐赠人、媒体及社会公众的监督诉求。

第二十六条 绩效考核

（一）建立以工作实绩、公益成效为核心的绩效考核体系，对秘书处整体工作、各部门及工作人员个人进行年度与阶段性考核。

（二）考核结果作为工作人员薪酬调整、评优评先、职务晋升的重要依据；对考核不合格的工作人员，按规定进行培训或调整岗位，情节严重的予以解聘。

（三）秘书处年度工作考核结果向理事会报告，接受理事会评议。工作人员违规违纪、失职渎职造成损失的，依法依规追究责任。

第六章 附则

第二十七条 本制度未尽事宜，依照国家法律法规及基金会章程、相关管理制度执行。

第二十八条 本制度由基金会秘书处负责解释。

第二十九条 本制度经基金会理事会审议通过之日起施行。